MOZAÏK Portail – Gestion de l’assiduité à la FGJ

La gestion de l’assiduité est maintenant disponible au primaire. Cette fonctionnalité permet une foule d’actions. Entre autres :

  • Déclaration d’absence avec motif par les parents dans MOZAÏK Portail Parent (voir lettre type pour les parents et une procédure pour déclarer les absences de son enfant dans MOZAÏK Portail Parent);
  • Prise de présence par les enseignants réguliers (titulaires et spécialistes) directement dans MOZAÏK Portail Enseignant (pour le moment cette fonctionnalité n’est pas disponible aux enseignants avec statut de suppléant occasionnel, ex. : corps d’emploi 3121);
  • Validation des prises de présences en classe par la secrétaire.

Préparatifs dans GPI

Avant de commencer à utiliser MOZAÏK pour la gestion de l’assiduité, des travaux préparatoires sont nécessaires dans GPI. Une courte vidéo explicative est disponible.

CONTENU DE LA VIDÉO

Travaux préparatoires et gestion de l’assiduité dans GPI :

  • Génération d’une grille-horaire;
  • Association de la grille-horaire aux intervenants;
  • Association de la grille-horaire aux élèves;
  • Configurer la table de motifs;
  • Validation des prises de présences en classe par la secrétaire.

 

Préparatifs dans l’établissement

Bien entendu, avant de démarrer la gestion de l’assiduité dans MOZAÏK pour son école, il est important de bien informer tous les personnels, les parents et les élèves. Il est nécessaire que chacun prenne connaissance du processus global ainsi que les rôles respectifs de tous.

PRÉPARATIFS

  1. Faire les préparatifs dans GPI.
  2. Informer son personnel et les parents (voir lettre type pour les parents et une procédure pour déclarer les absences de son enfant dans MOZAÏK Portail Parent)
  3. Prendre des mesures alternatives pour les suppléants occasionnels (corps d’emploi 3121).
  4. En cas de doute, la prudence est de mise. Commencer par une partie de son école seulement (ex. : 3e cycle).

Procédures

CAS 1 – ÉTAPES
  1. Le parent se branche sur MOZAÏK Portail Parent et signale l’absence de son enfant à l’avance (le matin même, la veille ou même avant).
  2. En se branchant sur MOZAÏK Portail Enseignant les enseignants vont voir l’absence déclarée. En se branchant sur GPI, les secrétaires vont voir l’absence et le motif.
CAS 2 – ÉTAPES
  1. En arrivant en classe, am ou pm, l’enseignant se branche sur MOZAÏK Portail Enseignant et y consigne les absences.
  2. Le parent qui se branche sur MOZAÏK Portail Parent y voit alors une notification et peut motiver l’absence de son enfant.
  3. La secrétaire, dans GPI, vérifie l’assiduité et constate l’absence et le motif.
CAS 3 – ÉTAPES
  1. En arrivant en classe, am ou pm, l’enseignant titulaire se branche sur MOZAÏK Portail Enseignant et y consigne les absences.
  2. La secrétaire, dans GPI, vérifie l’assiduité et constate l’absence de l’élève, mais pas le motif.
  3. Elle téléphone au parent et inscrit le motif dans GPI.
CAS 3, bis – ÉTAPES
  1. En arrivant en classe, am ou pm, l’enseignant titulaire se branche sur MOZAÏK Portail Enseignant et y consigne l’absence d’un élève, connaissant le motif, il l’ajoute dans les Commentaires.
  2. La secrétaire, dans GPI, vérifie l’assiduité et constate l’absence de l’élève et le motif inscrit par l’enseignant dans les Commentaires.
  3. Elle consigne le motif dans GPI.
CAS 4 – ÉTAPES
  1. En arrivant en classe, am ou pm, l’enseignant suppléant occasionnel (ex. : corps d’emploi 3121) se branche sur MOZAÏK Portail Enseignant mais n’y voit pas le groupe auquel il enseigne. Il utilise une méthode alternative pour signaler l’absence à la secrétaire.
  2. La secrétaire téléphone au parent et inscrit l’absence et le motif dans GPI.

VÉRIFIER L’ASSIDUITÉ DANS GPI

1- Commencer par sélectionner la bonne journée.

2- Pour vérifier si les présences ont été prises par les enseignants. Dans GPI : Fichier > Ouvrir > Vérifier les présences > Par groupe-repère (Au primaire = groupe-repère. Au secondaire = matière-groupe.).

3- Les groupes dont les présences n’ont pas étés consignées apparaissent en bleu.

4- Les parents peuvent motiver les absences de leurs enfants à l’avance. Voici comment les consulter. Voir : Fichier > Ouvrir > Élèves > Gérer les demandes Internet.

Nomenclature :

Avis d’absence : Le parent a déclaré l’absence à l’avance (avant la date prévue de l’absence, ex. RDVS chez le dentiste)

Justification d’absence : L’enfant a été déclaré absent par l’école (enseignant ou intervenant) et le parent a motivé l’absence dans MOZAÏK Portail Parent.

 

Ressources

Tutoriels sur la saisie de l’assiduité pour les enseignants :

Pour la FP et la FGA :

Pour la FGJ :

Webinaire pour les directions d’établissements et tous les personnels (durée 15 minutes)

Site d’informations générales sur MOZAÏK


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