Office 365: signature et réponse automatique

 

Découvrez comment créer et ajouter une signature à vos messages électroniques dans Office 365 et Outlook. Votre signature peut être ajoutée automatiquement aux messages que vous envoyez.
Créer une signature

  1. Connectez-vous à Office365 et dans la barre de navigation, choisissez Outlook (ou Courrier).
  2. OuChoisissez le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365 > Outlook.Options de navigation Office 365
  3. Dans la barre de navigation, choisissez Paramètres Icône Paramètres > Options.
  4. Sous Paramètres > Courrier.OuSous Options, choisissez Paramètres.
  5. Dans le panneau de droite, sous Signature électronique vous verrez une zone de texte, entrez la signature que vous voulez utiliser. Utilisez la mini-barre d’outils de mise en forme pour modifier l’apparence de la signature.
  6. Si vous voulez que votre signature apparaisse au bas de tous les éléments sortants, y compris les réponses et les transferts, cochez  Insérer automatiquement ma signature dans les messages que j’envoie.
  7. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez ajouter votre signature manuellement à n’importe quel message. Pour plus d’informations, voir Ajouter manuellement une signature à un nouveau message.
  8. Sélectionnez Enregistrer

Ajouter manuellement une signature à un nouveau message

Si vous avez créé une signature, mais que vous n’avez pas sélectionné l’option d’ajout de votre signature à tous les messages sortants, vous pouvez l’ajouter manuellement à des messages spécifiques.

  1. Sélectionnez Nouveau message au-dessus de la liste de dossiers ou répondez à un courriel. Un nouveau formulaire de message apparaît dans le volet de lecture.
  2. Dans la partie supérieure du message, sélectionnez insérer Insérer > Signature (ou Votre signature).
  3. Lorsque votre message est prêt à être envoyé, sélectionnez envoyer Envoyer.

 

Envoyer une réponse automatique (d’absence de bureau)

 

Vous pouvez activer ou modifier des réponses automatiques.

  1. Connectez-vous à Outlook Web App. Pour obtenir de l’aide, consultez Se connecter à Outlook Web App.
  2. Dans la barre de navigation, choisissez Outlook (ou Courrier).OuChoisissez le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365 > Outlook.Options de navigation Office 365
  3. Dans la barre de navigation, choisissez Paramètres Icône Paramètres > Définir les réponses automatiques.OuDans la barre de navigation, choisissez Paramètres Icône Paramètres > Options > Définir les réponses automatiques.

 

Utilisez les informations ci-dessous pour configurer votre réponse automatique.

Paramètre Description
Ne pas envoyer de réponse automatique Sélectionnez cette option pour désactiver les réponses automatiques.
Envoyer des réponses automatiques Sélectionnez cette option pour activer les réponses automatiques.
Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps Activez cette case à cocher, puis définissez une heure de début et une heure de fin pour contrôler la période d’envoi des réponses automatiques. Si vous ne définissez pas de période, votre réponse automatique reste activée jusqu’à ce que vous la désactiviez et le système vous rappellera que vous avez des réponses automatiques activées chaque fois que vous vous connectez à votre boîte aux lettres.
Envoyer une réponse une seule fois à chaque expéditeur au sein de mon organisation avec le message suivant Utilisez cette zone de texte pour créer un message qui est envoyé uniquement aux expéditeurs qui se trouvent au sein de votre organisation. Cette option peut ne pas être disponible.
Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs externes Activez cette case à cocher si vous voulez que des réponses automatiques soient envoyées aux expéditeurs ne faisant pas partie de votre organisation.Si vous activez la case à cocher pour envoyer des réponses automatiques à des personnes extérieures à votre organisation, deux autres options deviennent disponibles. Choisissez l’une des options suivantes :

  • Envoyer des réponses uniquement aux expéditeurs de ma liste de contactsSélectionnez cette option pour limiter les réponses automatiques aux expéditeurs qui figurent dans votre dossier Contacts. Les expéditeurs qui ne sont pas dans votre dossier Contacts ne recevront pas la réponse automatique.
  • Répondre à tous les expéditeurs externes à mon organisationSélectionnez cette option pour envoyer votre réponse à tous les expéditeurs ne faisant pas partie de votre organisation.
Envoyer une réponse une fois à chaque expéditeur externe à mon organisation avec le message suivant Si vous sélectionnez Envoyer des réponses à tous les expéditeurs externes, dans la zone de texte, entrez le message de réponse que vous voulez envoyer.

 

[quote]Cette vidéo fait partie d’une formation en ligne sur l’exploitation d’Office 365. Si vous le désirez, abonnez-vous à notre chaîne Youtube pour recevoir par courriel les toutes dernières parutions![/quote]

 

 

 

 

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