Publié 9 mars 2015 par Édouard Morrissette dans Formations
 
 

Office 365: partager et collaborer

 

Partager des documents ou des dossiers dans Office 365

Les documents et dossiers stockés dans OneDrive Entreprise sont privés jusqu’à ce que vous décidiez de les partager. De même, dans une bibliothèque de site d’équipe, vous pouvez partager des documents ou des dossiers spécifiques avec des personnes qui n’ont pas autrement accès au site. Lorsque vous partagez des documents et des dossiers, vous pouvez décider d’autoriser les utilisateurs à les modifier, ou simplement à les consulter.

REMARQUE   Vous pouvez également partager des documents avec des utilisateurs externes (c’est-à-dire, des personnes qui ne se trouvent pas dans votre réseau) en les invitant en tant qu’« Invités » ou en créant et en publiant des liens Invité. Pour plus d’informations, voir Partager des sites ou documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

 

Partager un document ou un dossier

  1. Accédez à OneDrive Entreprise ou à la bibliothèque de site qui contient le document ou le dossier que vous voulez partager.
  2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager, puis Partager.

    Partage d’un fichier à partir de votre bibliothèque OneDrive Entreprise

  3. Dans la boîte de dialogue Partager sous l’onglet Inviter des personnes, tapez les noms ou adresses de messagerie des utilisateurs avec lesquels vous voulez partager le document ou le dossier.
  4. Sélectionnez un paramètre d’autorisation.

    Sélectionner un paramètre d’autorisation pour les personnes invitées à partager un document

  5. Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans un message électronique à envoyer à tous les invités. Le message électronique contient un lien vers le document partagé.
  6. Si vous ne souhaitez pas envoyer de courrier électronique, cliquez sur Afficher les options, puis désactivez la case à cocher Envoyer une invitation électronique.

 

Forum aux questions

 

Comment puis-je partager un document avec « tout le monde » ?

Dans OneDrive Entreprise, il existe deux façons de partager un document avec tout le monde :

  • Placez les documents dans votre dossier « Partagé avec tout le monde ».
    Dossier Partagé avec tout le monde dans OneDrive Entreprise
  • Utilisez la boîte de dialogue Partager. Suivez la procédure décrite ci-dessus pour partager un document ou un dossier, mais tapez Tout le monde dans la zone Inviter des personnes.

    Partager un document avec tout le monde à l’aide de la boîte de dialogue Partager

    REMARQUE    Si vous partagez un document dans une bibliothèque de site d’équipe, il s’agit de la seule option de partage avec tout le monde.

Quelle est la différence ? L’utilisation du dossier « Partagé avec tout le monde » est simple et rapide. Faites simplement glisser un document dans votre dossier « Partagé avec tout le monde » ou créez des documents dans ce dossier.

Il existe toutefois une différence importante : la boîte de dialogue Partager vous permet de sélectionner « Tout le monde sauf les utilisateurs externes ». Si votre organisation autorise le partage externe, le partage avec « Tout le monde » inclut les utilisateurs externes : personnes extérieures à votre société qui ont auparavant été invitées à partager des documents en tant qu’invités, par vous ou par d’autres employés dans votre organisation.

Tout le monde est autorisé à modifier les documents que vous placez dans le dossier Partagé avec tout le monde, sauf si vous modifiez les paramètres d’autorisation ou si votre OneDrive Entreprise a été créé avant juin 2014. Dans ce dernier cas, le dossier Partagé avec tout le monde a été créé avec des autorisations de lecture seule. Vous pouvez modifier le paramètre d’autorisation à tout moment en suivant les instructions pour le partage d’un dossier énoncées plus haut dans cet article.

 

Comment les utilisateurs peuvent-ils accéder aux documents que j’ai partagés avec tout le monde ?

Les documents que vous partagez avec tout le monde n’apparaissent pas dans la vue Partagés avec moi dans OneDrive Entreprise. Pourquoi ? Notez que selon la taille de votre organisation, des centaines voire des milliers de documents peuvent être partagés avec tout le monde. Par ailleurs, vous ne pouvez pas envoyer d’invitation de partage par courrier électronique à tous les membres de votre organisation.

Les utilisateurs peuvent trouver ces documents en :

  • suivant un lien que vous leur envoyez directement dans un message électronique.

    L’URL web des documents apparaît dans leur légende.
    URL web d’un document Copiez et collez l’URL dans un courrier électronique adressé aux personnes spécifiques que vous voulez informer.

  • utilisant la zone de recherche dans OneDrive Entreprise.

    Dans cet exemple, Madeleine Cormier effectue une recherche sur le mot clé « Arrêts Cour » pour trouver tous les documents pertinents partagés avec elle dans son organisation.Mots clés de recherche pour rechercher des documents que des personnes ont partagés avec vous

 

 

Comment puis-je identifier les utilisateurs avec lesquels je partage un document ?

  1. Sélectionnez le menu Plus (…) en regard du document qui vous intéresse pour ouvrir sa carte de pointage.

    Les noms des personnes avec lesquelles vous partagez le document s’affichent sur la carte de pointage.

    La carte de pointage répertorie les personnes partageant le document

  2. Si vous partagez le document avec d’autres personnes que celles dont les noms apparaissent sur la carte, sélectionnez le lien Plus à la fin de la liste de noms. Vous pouvez faire défiler la liste pour afficher tous les noms.

    Onglet Partagé avec dans la boîte de dialogue Partager

    CONSEILS   Si la bibliothèque dans laquelle vous travaillez possède une colonne Partage, vous pouvez sélectionner l’icône de personnes pour ouvrir la boîte de dialogue Partager.

    Icône Partager pour un document partagé avec plusieurs personnes

 

Comment puis-je arrêter le partage d’un document ou d’un dossier ?

Pour rendre un document ou un dossier privé à nouveau, vous pouvez arrêter de le partager.

  1. Sélectionnez l’icône de personnes du document ou dossier pour ouvrir la boîte de dialogue Partager.

    Icône Partager pour un document partagé avec plusieurs personnes

  2. Dans la boîte de dialogue Partagé avec, sélectionnez l’option Peut afficher ou Peut modifier située en regard de la personne avec laquelle vous souhaitez arrêter le partage, puis cliquez sur Arrêter le partage.

    Commande Arrêter le partage dans la fenêtre Partager de OneDrive Entreprise


Édouard Morrissette

 
Conseiller pédagogique au Bureau du développement des TIC en pédagogie, Service des ressources informatiques, Commission scolaire de Montréal